쇼핑몰 구축을 협력사에 맡기면 도메인, 호스팅, 쇼핑몰 솔루션, 결제대행, 분석 도구 계정이 짧은 기간에 한꺼번에 만들어집니다. 이때 계정이 협력사나 직원 개인 명의로 개설되면 계약이 끝난 뒤 쇼핑몰을 우리 회사가 마음대로 운영하기 어려워집니다. 구축을 시작하기 전에 어떤 계정을 누구 명의로 만들지 먼저 정하고, 오픈 후 실제 명의와 권한을 확인하는 순서로 관리하세요.
어떤 계정이 회사 명의여야 하나요?
기준은 단순합니다. 쇼핑몰 운영을 계속하는 데 필요하고, 잃어버리면 다시 만들기 어려운 계정은 회사 명의여야 합니다. 도메인 등록, 쇼핑몰 솔루션 또는 호스팅 계약, 결제대행 계약, 회사 대표 전자우편, 검색 등록과 광고 계정이 대표적입니다.
반대로 협력사가 작업용으로만 쓰는 디자인 도구나 개발 환경 계정은 협력사 명의여도 괜찮습니다. 다만 그 안에서 만든 결과물을 계약 종료 시점에 어떤 형식으로 넘겨받을지는 정해 두어야 합니다. 계정과 결과물을 구분해서 생각하면 무엇을 회사 명의로 가져와야 하는지 판단이 쉬워집니다.
도메인은 특히 중요합니다. 도메인 등록자가 협력사로 되어 있으면 갱신이나 이전을 할 때마다 협력사의 협조가 필요하고, 협력사와 연락이 끊기면 쇼핑몰 주소 자체를 잃을 수도 있습니다. 등록자 정보에 회사명과 회사 공용 연락처가 들어가 있는지 확인하세요.
결제대행 계약은 정산 대금이 들어오는 계좌와 연결되므로 처음부터 회사 명의로 계약합니다. 협력사가 대신 신청을 도와주더라도 계약 주체와 정산 계좌는 우리 회사여야 하며, 계약서 사본도 회사가 보관합니다.
구축 전에 협력사와 무엇을 합의하나요?
계약 단계에서 계정 목록을 표로 만들어 공유합니다. 계정 이름, 개설 주체, 명의, 결제 수단, 관리자 권한을 가질 사람을 칸으로 나누고, 협력사가 대신 개설하는 계정이라도 명의는 회사로 한다는 원칙을 계약서나 과업 지시서에 적습니다.
협력사가 작업을 위해 관리자 권한이 필요한 경우에는 회사 계정에 협력사 작업자를 부관리자나 작업자 권한으로 초대하는 방식을 우선 검토합니다. 대표 관리자 계정의 비밀번호를 공유하는 방식은 누가 무엇을 했는지 기록이 남지 않아 피하는 것이 좋습니다.
유료 서비스 결제 수단도 정합니다. 협력사 카드로 결제하고 나중에 청구하는 방식은 갱신 시점에 문제가 생기기 쉽습니다. 회사 카드로 직접 결제하고 영수증을 회사 메일로 받으면 지원사업 정산 증빙으로도 바로 쓸 수 있습니다.
계정 정보는 어떻게 보관하나요?
계정 목록과 비밀번호는 분리해서 관리합니다. 목록에는 계정 이름, 용도, 명의, 관리자, 갱신일을 적고, 비밀번호는 접근 권한이 정해진 비밀번호 관리 도구나 별도 보관 방식으로 둡니다. 메신저 대화방이나 공유 문서에 비밀번호를 그대로 적어 두지 않습니다.
로그인에 쓰는 전자우편은 개인 주소가 아니라 회사 공용 주소로 정합니다. 담당자 개인 주소로 가입하면 퇴사나 부서 이동 때 인증 메일을 받을 수 없게 되고, 비밀번호 재설정도 막힙니다. 휴대전화 인증이 필요한 계정은 인증 번호를 받을 수 있는 회사 번호를 따로 정해 둡니다.
2단계 인증을 켤 수 있는 계정은 모두 켭니다. 다만 인증 수단을 한 사람의 휴대전화에만 묶어 두면 그 사람이 없을 때 로그인할 수 없으므로, 예비 인증 수단이나 복구 코드를 정해진 사람이 보관하도록 합니다.
지원사업 정산과 계정 명의는 어떤 관계가 있나요?
지원사업으로 도메인이나 솔루션 이용료를 지출했다면 그 결제가 회사 명의로 이루어졌는지가 정산에서 중요할 수 있습니다. 비용을 인정받는 기준은 사업마다 다르므로 공고와 지침을 확인해야 하지만, 계약 주체와 결제 주체, 결과물 사용 주체가 모두 회사로 일치하면 증빙을 설명하기가 훨씬 쉽습니다.
협력사가 자기 명의로 대신 결제하고 구축비에 포함해 청구하는 방식은 비용 구분이 흐려질 수 있습니다. 어떤 비용을 협력사 견적에 넣고 어떤 비용을 회사가 직접 결제할지 견적 단계에서 나눠 두면 정산 서류를 정리할 때 혼선이 줄어듭니다.
사업 기간 중 개설한 계정은 사업이 끝난 뒤에도 유지 비용이 계속 발생합니다. 갱신 비용을 누가 언제 부담하는지, 사업 종료 후 회사 예산으로 넘어가는 시점은 언제인지 계정 목록에 함께 적어 두면 운영 예산을 세울 때 빠뜨리지 않습니다.
오픈 직후에는 무엇을 확인하나요?
오픈 직후에는 계정 목록의 계정마다 직접 로그인해 명의와 권한을 확인합니다. 회사 담당자가 대표 관리자로 되어 있는지, 협력사 작업자 계정은 어떤 권한을 가지고 있는지, 결제 수단과 청구서 수신 주소가 회사 것인지 차례로 봅니다.
도메인은 등록 기관의 관리 화면에서 등록자 정보와 만료일을 확인하고, 자동 갱신 설정 여부도 봅니다. 만료일을 계정 목록과 회사 일정에 함께 적어 두면 갱신을 놓쳐 쇼핑몰이 멈추는 일을 막을 수 있습니다.
확인 결과는 화면 캡처와 함께 날짜를 적어 보관합니다. 지원사업 결과보고에서 결과물이 회사에 귀속되어 운영되고 있음을 보여 줄 자료가 필요할 때 이 기록을 그대로 활용할 수 있습니다.
협력사 계약이 끝나면 권한은 어떻게 정리하나요?
계약 종료 시점에는 협력사 작업자 계정의 권한을 회수하거나 범위를 줄입니다. 유지보수 계약이 이어진다면 필요한 권한만 남기고, 계약이 끝난다면 모두 삭제합니다. 공유했던 비밀번호가 있다면 이 시점에 모두 바꿉니다.
협력사가 보관하던 자료도 함께 받습니다. 디자인 원본, 설정 내역, 외부 연동 정보처럼 운영에 필요한 자료가 무엇인지는 계약 단계에서 정해 두어야 받기 쉽습니다. 인계 항목이 정리되어 있지 않다면 지원사업 종료 후 쇼핑몰 운영을 이어가는 인수인계 계획을 참고해 목록을 만드세요.
담당 직원이 바뀔 때도 같은 절차를 따릅니다. 퇴사자 계정의 권한을 회수하고, 새 담당자를 초대한 뒤 계정 목록의 관리자 칸을 갱신합니다. 이 작업을 퇴사 절차 체크리스트에 넣어 두면 빠뜨리지 않습니다.
정기 점검도 필요합니다. 반기마다 계정 목록을 열어 실제 관리자 명단과 비교하고, 더 이상 쓰지 않는 계정은 해지하거나 권한을 정리합니다. 쓰지 않는 계정에 결제 수단이 남아 있으면 불필요한 비용이 계속 나가고, 관리되지 않는 계정은 보안상 약점이 되기 쉽습니다.
이미 다른 명의로 개설된 계정은 어떻게 바꾸나요?
이미 협력사나 개인 명의로 개설된 계정이 있다면 서비스마다 명의 변경이나 소유권 이전 절차가 있는지 먼저 확인합니다. 도메인은 등록 기관을 통해 등록자 정보를 바꾸거나 이전할 수 있는 경우가 많고, 솔루션과 광고 계정은 회사 계정을 새로 만든 뒤 권한을 넘겨받는 방식이 일반적입니다.
이전 작업은 운영 영향이 적은 시간에 진행합니다. 결제나 주문 연동이 걸린 계정은 변경 중에 일시적으로 기능이 멈출 수 있으므로, 서비스 안내를 확인하고 필요하면 협력사와 함께 일정을 잡아 진행합니다.
계정 명의와 권한 설계를 구축 범위에 포함하는 방식은 브랜드 쇼핑몰 구축에서 확인할 수 있습니다. 현재 계정 상태가 복잡해 어디서부터 정리할지 막막하다면 상담하기로 계정 목록을 정리하는 단계부터 함께 시작할 수 있습니다.